Денежные средства представляют собой средства организации в отечественной и иностранной валютах, находящиеся в кассе организации, на расчетных, валютных и других счетах в банках на территории страны и за рубежом, в легко реализуемых ценных бумагах, а также в платежных и денежных документах.

Все организации, должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков, а для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждое предприятие обязано иметь кассу, которая представляет собой специально оборудованное и изолированное помещение.

Получение наличных денежных средств из банка в кассу осуществляется посредством заполнения организацией чеков и расходуется на указанные в них цели.

Прием, выдача наличных денежных средств, порядок оформления кассовых документов, а также требования по технической укрепленности помещений касс регламентируется «Порядком ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40.

Хранение денежных средств в кассе организации осуществляется в пределах лимита, установленного кредитной организацией. Лимит устанавливается исходя из организационно-правовой формы и сферы деятельности предприятия. Сверхлимитные остатки денежных средств должны сдаваться организацией в банк в согласованные сроки.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

Денежная наличность в кассу может поступать в результате: возврата подотчетными лицами неиспользованных сумм; поступления выручки за проданную продукцию, товары и оказанные услуги; погашения убытка, причиненного организации; снятия с расчетного счета в учреждении банка и т.д.

Поступление денежной наличности в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами (форма КО-1), подписанными главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

Лицо, сдавшее наличные денежные средства в кассу получает на руки квитанцию к приходному кассовому ордеру, в которой содержатся сумма прописью, основание внесения, дата и подписи главного бухгалтера и кассира. Квитанция заверяется печатью или штампом кассира.

Выдача наличный денежных средств из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег) с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

После получения или выдачи денег по каждому ордеру движение денежных средств отражается в кассовой книге.
Каждое предприятие имеет право вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Контроль за ее ведением возложен на главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя предприятия.

Обязанности по заполнению кассовой книги возлагаются на кассира, который в конце каждого рабочего дня подсчитывает итоги операций, выводит конечное сальдо в кассе на следующий день и передает в бухгалтерию приходные и расходные кассовые документы и отчет кассира, в качестве которого используется второй отрывной экземпляр листов кассовой книги.

Хранение в кассе ценностей или денежных средств, не принадлежащих данному предприятию, запрещено. При проведении ревизии кассы наличные денежные средства, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками и зачисляются в доход организации. Точно также, выданные денежные средства, не подтвержденные оправдательными документами, считаются недостачей и взыскиваются с кассира в установленном порядке.

Кассовая книга может вестись с применением средств вычислительной техники. Тогда в автоматизированном режиме формируются листы машинограмма «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Нумерация листов машинограммы также выполняется автоматически начиная с 1-го января. По окончании календарного года машинограммы брошюруются в хронологическом порядке, общее количество листов кассовой книги заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера, затем книга опечатывается.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. С последним заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

В бухгалтерском учете для обобщения информации о движении наличных денежных средств организации используется активный синтетический счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты субсчета – 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

Дополнительные субсчета могут открываться, например, для учета наличных денежных средств в иностранных валютах, используемых для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации. Кассовая книга в данном случае отражает две суммы произведенной операции – в валюте Российской Федерации – в рублях, и в иностранной валюте. В соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, пересчет денежных знаков в кассе организации, выраженных в иностранной валюте в рубли производится на дату совершения операции в иностранной валюте и на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности. Датой совершения кассовых операций в иностранной валюте является дата оприходования в кассу или выдачи денежных знаков из кассы организации. При произведении вышеуказанного пересчета возникают курсовые разницы, которые относятся к прочим доходам или расходам и учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Положительные курсовые разницы по операциям в кассе организации возникают, если на дату осуществления операции с валютой (дату составления отчетности) курс иностранной валюты вырос. Отрицательные курсовые разницы образуются, если на дату осуществления операции с иностранной валютой (дату составления отчетности) ее курс снизился.

Если возникают положительные курсовые разницы, оформляется бухгалтерская запись:

Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

При отрицательной курсовой разнице в бухгалтерском учете оформляется такая запись:

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте».

Пример. В кассу организации 29 марта была получена иностранная валюта в сумме 1 500 долларов США для выдачи ее на командировочные расходы сотрудникам. Курс доллара США на 29 марта составил 25,45 руб. за доллар.

31 марта была произведена переоценка по курсу 25,43 руб. за доллар.

В бухгалтерском учете данная ситуация отразится следующим образом.

Поступила иностранная валюта в кассу организации:
Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»
К-т 52 «Валютные счета» -                                                   38 175 руб.
(1 500 * 25,45)

В результате проведения переоценки (1 500 * 25,43) иностранная валюта в финансовой отчетности будет отражаться в сумме 38 145 руб. (то есть на 30 рублей меньше).

Отражается отрицательная курсовая разница:
Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»
К-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте» -            30 руб.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства, находящиеся в кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается по необходимости организациями, кассы которых имеют территориально обособленные подразделения. Это могут быть торговые организации, предприятия транспорта и связи. Обобщение движения денежной наличности должно происходить ежедневно старшим кассиром на основании отчетов кассиров подразделений.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для обособления информации о движении денежных документов, в состав которых входят почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, санаторно-курортные путевки. Все эти документы подлежат учету по номинальной их стоимости. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Документальное оформление денежных документов осуществляется аналогично денежным средствам – по приходным и расходным ордерам, на основании которых составляется отчет о движении денежных документов.

Пример. Организация приобрела через туроператора санаторно-курортную путевку для своего сотрудника на 14 дней за 21 000 руб. За счет средств социального страхования может быть оплачена стоимость из расчета 400 рублей в день (14 * 400 = 5 600 руб.). Оставшуюся сумму 15 400 руб.(21 000 – 5 600) сотрудник вносит в кассу организации.
На счетах бухгалтерского учета данная ситуация отразится следующим образом.

Произведена оплата туроператору за санаторно-курортную путевку:
Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
К-т 51 «Расчетные счета» -                                       21 000 руб.

Путевка оприходована в кассу организации:
Д-т 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»
К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» -                      21 000 руб.

Выдана путевка сотруднику организации:
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» -                                 21 000 руб.

Стоимость путевки частично оплачена за счет средств Фонда социального страхования:
Д-т 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» -                                     5 600 руб.

Остальная сумма вносится наличными денежными средствами сотрудником организации:
Д-т 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»
К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» -                          15 400 руб.

Поступление денежных средств в кассу организации учитывается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту различных счетов в зависимости от осуществляемой хозяйственной операции:
- получение денежных средств со счетов предприятия в кредитных организациях на выплату заработной платы, на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, со специальных счетов – К-т счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»;
- возврат в кассу денежных средств, предназначенных и переданных для зачисления на расчетный или другие счета в кредитной организации – К-т счета 57 «Переводы в пути»;
- возврат авансов, выданных поставщикам – К-т счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- получение авансов от покупателей – К-т счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- получение краткосрочного или долгосрочного кредитов – К-т счетов 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
- возврат неизрасходованных подотчетных сумм – К-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- погашение задолженности работника перед организацией – К-т счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
- погашение дебиторской задолженности учредителей по вкладам в уставный капитал – К-т счета 75 «Расчеты с учредителями»;
- погашение дебиторской задолженности перед организацией другими юридическими и физическими лицами – К-т счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
- погашение дебиторской задолженности филиалами, представительствами и обособленными подразделениями организации – К-т счета 79 «Внутрихозяйственные расходы»;
- при формировании уставного капитала по договору простого товарищества – К-т счета 80 «Уставный капитал»;
- при получении денежных средств на осуществление конкретных мероприятий – К-т счета 86 «Целевое финансирование»;
- поступление выручки от продажи продукции, товаров, за оказанные услуги и выполненные работы – К-т счета 90 «Продажи»;
- поступление денежных средств вследствие продажи основных средств, сдачи активов во временное пользование и других прочих доходов – К-т счета 91 «Прочие доходы и расходы»;
- поступление денежных средств в счет будущих отчетных периодов – К-т счета 98 «Доходы будущих периодов»;
- поступление денежных средств в связи с чрезвычайными обстоятельствами, такими как, например, национализация – К-т счета 99 «Прибыли и убытки».

Выдача денежных средств из кассы организации учитывается по кредиту счета 50 «Касса» и дебету различных счетов:
- при сдаче денежной наличности на счета в банк – Д-т счетов счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»;
- при передаче денежных средств для зачисления на счета в банке – Д-т счета 57 «Переводы в пути»;
- при предоставлении займов, осуществлении вкладов по договору простого товарищества, приобретении ценных бумаг других организации – Д-т счета 58 «Финансовые вложения»;
- при оплате наличными денежными средства счетов поставщиков – Д-т счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- при возврате денежных средств покупателям – Д-т счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- при погашении краткосрочного кредита – Д-т счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
- при погашении задолженности перед бюджетом или при оплате больничных листов и пособий – Д-т счетов 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
- при выдаче заработной платы – Д-т счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- при выдаче денежных средств на командировочные расходы и хозяйственные нужды – Д-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- при предоставлении займа работнику организации – Д-т счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
- при выплате причитающихся учредителям дивидендов – Д-т счета 75 «Расчеты с учредителями»;
- при погашении кредиторской задолженности перед юридическими и физическими лицами – Д-т счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
- при пополнении денежной наличности выделенных на отдельный баланс подразделений организации – Д-т счета 79 «Внутрихозяйственные расходы»;
- возврат денежных средств участникам договора простого товарищества при окончании срока договора о совместной деятельности – Д-т счета 80 «Уставный капитал»;
- при выкупе акций организации за наличные денежных средства – Д-т счета 81 «Собственные акции (доли)»;
- при оприходовании недостач денежных знаков, выявленных по результатам ревизии – Д-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
- при отражении потерь денежной наличности в связи с чрезвычайными обстоятельствами – Д-т счета 99 «Прибыли и убытки».

Пример. В кассу организации с расчетного счета поступили денежные средства по чеку на выдачу заработной платы (200 000 руб.) и на хозяйственные нужды (10 000 руб.).

Заработная плата была выдана в сумме 150 000 руб., на хозяйственные нужды подотчетному лицу выдали 10 000 руб. Сумма неполученной заработной платы была депонирована (сдана в банк).

В бухгалтерском учете данная ситуация отразится следующим образом.

Получены наличные денежные средства в кассу организации:
Д-т 50 «Касса»
К-т 51 «Расчетные счета» -                           210 000 руб.

Выдано из кассы подотчет сотрудникам организации:
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т 50 «Касса» -                                              10 000 руб.

Выдана заработная плата сотрудникам организации:
Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
К-т 50 «Касса» -                                                         150 000 руб.

Оставшаяся неполученной заработная плата сдана в банк:
Д-т 51 «Расчетные счета»
К-т 50 «Касса» -                                                         50 000 руб.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины и правильностью проведения кассовых операций осуществляется с помощью проведения ревизий, которые проводятся в установленные руководителем предприятия сроки, а также при смене кассиров. В ходе осуществления ревизии должна проводиться полная проверка всей денежной наличности и других ценностей, находящихся в кассе предприятия. Фактические остатки денежных средств сверяются с данными кассовой книги и члены ревизионной комиссии, назначенной руководителем, оформляют акт проверки.

При выявлении недостач или излишков денежных средств или других ценностей в акте указывается соответствующая сумма и причины и обстоятельства возникновения несоответствия фактических данных и данных бухгалтерского учета.

При выявлении излишков производится следующая бухгалтерская запись:
Д-т 50 «Касса»
К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

При выявлении недостач необходимо произвести следующие бухгалтерские записи.
На сумму выявленной недостачи:
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т 50 «Касса».

После установления виновника недостачи, она списывается:
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае не установления виновного лица:
Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Проверку кассовой дисциплины уполномочены в обязательном порядке осуществлять кредитные организации. Банки проверяют кассовую дисциплину на предприятии: хранение денежных средств в пределах установленных лимитов, целевое использование денежной наличности в соответствии с указанными в чеках целях.

Техническую укрепленность кассовых помещений и соблюдение требований по обеспечению сохранности денежных средств уполномочены проверять органы внутренних дел.

Предложения и рекомендации проверяющих, которые были сделаны по результатам проверок, обязательны к выполнению на предприятии.

Пример. В ходе проведения ревизии кассы организации было выявлено несоответствие данных кассовой книги и денежной наличности.

Остаток средств в соответствии с данными бухгалтерского учета составил 9 000 руб., в кассе находилось 3 000 руб. Недостача в сумме 6 000 руб. будет удержана из заработной платы кассира.

В бухгалтерском учете данная ситуация отразится следующим образом.

Отражается недостача денежной наличности в кассе организации:
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т 50 «Касса» -                                                                                 6 000 руб.

Недостача списывается на расчеты с сотрудниками организации:
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» -                     6 000 руб.

Сумма недостачи удержана из заработной платы кассира:
Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» -                          6 000 руб.

Афоризм