С целью получения оперативной управленческой информации и принятия экономически грамотных решений в бухгалтерском учете применяется система счетов. С ее помощью объекты бухгалтерского учета группируются по экономически однородным признакам. Информация, генерируемая на счетах учета является основой для составления бухгалтерского баланса и других форм финансовой отчетности.

Бухгалтерский счет – это основная единица хранения информации о поступлении, движении и выбытии имущества и обязательств организации. Для каждого экономически однородного объекта бухгалтерского учёта открывают отдельный счёт, в котором производят учётные записи.

Графически счёт представляет собой двустороннюю таблицу, приспособленную для учётных записей, левая сторона которой называется «дебет», а правая – «кредит». Записи на счетах начинают с отражения на них остатков на начало месяца (начального сальдо).

В зависимости от характера учитываемых объектов бухгалтерского учёта различают активные, пассивные и активно-пассивные счета.

На активных счетах остатки учитываемых объектов фиксируют по дебету счета. Операции по поступлению (увеличению) учитываемых объектов отражают также по дебету. Операции по выбытию (уменьшению) объектов учёта записывают на активных счетах по кредиту.

После отражения на счетах хозяйственных операций текущего месяца подсчитывают итоги записей по дебету и кредиту каждого счёта без начального сальдо, которые называют оборотами.

Затем определяют остаток учитываемого объекта на конец месяца (конечное сальдо).

На активных счетах остаток на конец отчетного периода определяют по формуле:

Ск = Сн + Обд - Обк
где:
Ск – остаток по счету на конец отчетного периода;
Сн - остаток по счету на начало отчетного периода;
Обд – оборот оп дебету счета;
Обк – оборот по кредиту счета.

Активные счета предназначены для учёта имущества и прав.

Активными являются счета «Основные средства», «Нематериальные активы», «Материалы», «Товары», «Касса», «Расчётные счёта» и др.

Пример. В кассе организации на начало дня имеется остаток – 200 руб. В течение дня в кассу поступили денежные средства с расчетного счета предприятия на выплату заработной платы сотрудникам (150 000 руб.) и на хозяйственные нужды (20 000 руб.).

Из кассы было выдано: на заработную плату – 140 000 руб., на хозяйственные нужды – 5 600 руб.
Счет «Касса» будет выглядеть следующим образом.

На пассивных счетах начальное сальдо отражается по кредиту счета. Операции по поступлению (увеличению) учитываемых объектов отражают также по кредиту. Операции по выбытию (уменьшению) объектов учёта записывают на пассивных счетах по дебету.

На пассивных  счетах остаток на конец отчетного периода определяют по формуле:

Ск = Сн + Обк - Обд
где:
Ск – остаток по счету на конец отчетного периода;
Сн - остаток по счету на начало отчетного периода;
Обд – оборот оп дебету счета;
Обк – оборот по кредиту счета.

Пассивные счета предназначены для учёта источников образования активов (обязательств). К ним относят счета «Уставный капитал», «Резервный капитал», «Добавочный капитал» и др.

Пример. Организация оформила в банке кредитный договор на сумму 250 000 руб. под 12 процентов годовых сроком на 12 месяцев. Проценты по условию договора должны выплачиваться ежемесячно в течение года.

Проценты за год составят – 30 000 руб. (250 000 * 12%.).

Проценты за первый месяц составят – 2 500 руб. (30 000 : 12).

Счет «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» по прошествии первого месяца со дня получения кредита будет выглядеть следующим образом.

Помимо активных и пассивных счетов существуют активно-пассивные счета, которые имеют признаки и активных и пассивных счетов. Остаток на этих счетах может быть дебетовым, кредитовым, а может быть и развернутым – дебетовым и кредитовым одновременно. В последнем случае дебетовый остаток отражается в активе баланса, а кредитовый – в пассиве.

Конечное сальдо активно-пассивных счетов определяется не расчетным путем, а аналитическим – то есть в результате проведения анализа каждой операции по образованию дебиторской (то есть задолженности других юридических и физических лиц перед организацией) или кредиторской (то есть задолженности организации перед другими юридическими и физическими лицами) задолженности.

Пример. Производственное предприятие получило от деревообрабатывающего комбината № 1 (ДОК №1) пиломатериалы на сумму 500 000 руб., оплата за которые не была произведена до конца отчетного периода, что и привело к образованию кредиторской задолженности предприятия.

В том же отчетном периоде предприятие произвело магазину «Хозтовары» оплату 50 литров лака на сумму 15 000 руб. Лак будет получен только в следующем отчетном периоде, что приводит к образованию дебиторской задолженности магазина перед предприятием в сумме 15 000 руб.

Также предприятие закупило хозяйственный инвентарь в ООО «Строим Дом» на сумму 50 000 руб., оплата предприятием была произведена в день покупки.

При условии, что начальное сальдо равно нулю, счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» будет выглядеть следующим образом.

Афоризм