Все факты хозяйственной деятельности экономического субъекта непрерывно регистрируются на счетах бухгалтерского учета. Основанием такого рода отражения служат первичные документы, подтверждающие законность и правомерность произведенных записей на счетах.

Первичные документы используются с целью управления хозяйственным процессом, то есть передачи распоряжений руководства непосредственно к исполнителям: распоряжения цехов служат основанием для отпуска материалов в производство со склада; счета на отгруженную продукцию служат основанием для перечисления денежных средств поставщикам и т.д.

Также первичные документы используются для проведения анализа создавшихся хозяйственных ситуаций и деятельности организации в целом. То есть помимо первичной «обосновательной» функции документация выполняет и контрольно-аналитическую.

Помимо экономической информации документы являются юридическим обоснованием произведенных хозяйственных операций. Таким образом, первичный учетный документ – это имеющее юридическую силу письменное свидетельство совершения хозяйственной операции.

Существует ряд общих требований, предъявляемых к документам: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни; своевременность составления и понятность; соблюдение общеустановленных форм оформления. Записи в первичных документах должны быть четкими, без исправлений и помарок. Запрещается заполнение документов простым карандашом.

В бухгалтерском учете документооборот регулируется нормативными документами: Федеральным законом № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерскому отчетности, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н. Документы, используемые для ведения и организации бухгалтерского учета содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Организации могут использовать дополнительные формы, но только в том случае, если они будут отвечать предъявляемым к ним требованиям и утверждаться в установленном порядке.

Документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, которые подразделяются на постоянные и переменные. К постоянным относятся: наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, склада, цеха и т.д. К переменным можно отнести: дату составления, количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни и т.д. К бухгалтерскому учету могут приниматься только документы, которые отвечают всем предъявляемым к ним требованиям. Первичные документы должны в обязательном порядке содержать:

1. наименование и код формы (например, акт, расходный кассовый ордер и т.д.);
2. дату составления (несет в себе порядково-контрольную функцию с целью обеспечения системности и упорядоченности отражения фактов хозяйственной деятельности и избежания повторного отражения операций на счетах);
3. наименование организации, от имени которой составлен документ (ранжирует хозяйственные операции по конкретным дебиторам и кредиторам);
4. содержание факта хозяйственной жизни (представляет экономических смысл происходящего);
5. количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни (служит основанием оценки факта хозяйственной деятельности);
6. наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, а также их личные подписи и расшифровки (выполняет контрольную функцию).

Приказом руководства организации утверждается список лиц, имеющих право подписи финансовых и хозяйственных документов.

Помимо указанных обязательных реквизитов в документе могут содержаться и дополнительные реквизиты, в зависимости от рода деятельности организации и для обеспечения понятности происходящего факта хозяйственной жизни.
Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения факта хозяйственной деятельности или непосредственно после его осуществления.

Первичные учетные документы включают в свой состав бланки строгой отчетности (бланки удостоверений, дипломов и т.д.), учет которых организуется на одноименном забалансовом счете без применения двойной записи.

В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения на них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по однородным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

По назначению документы подразделяются на организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Организационно-распорядительные не являются основанием для произведения учетных записей на счетах бухгалтерского учета, а носят распорядительный характер. К ним относятся: доверенности, платежные поручения, банковские чеки и т.д.

Оправдательные документы подтверждают и служат основанием совершения факта хозяйственной жизни, а также являются основанием для записей на счетах. К их числу относятся: кассовые ордера, накладные на отпуск материалов, таварно-транспортные накладные и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерской службы на основании распорядительных или оправдательных документов с целью определения корреспондирующих счетов бухгалтерского учета.
Комбинированные документы чаще всего используются на практике и включают в себя различные признаки: распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость); оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет); распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер).

По степени обобщения (порядку составления) документы подразделяются на первичные (составляются в момент совершения хозяйственной операции – счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и т.д.) и вторичные (обобщают данные первичных документов – отчет материально ответственного лица на основании приходных и расходных документов).

По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы подразделяют на разовые (служат для оформления одного факта хозяйственной жизни – приходный кассовый ордер, требование на выдачу материалов) и накопительные (оформляют однородные, повторяющиеся факты хозяйственной жизни – например, лимитно-заборная карта).

По месту составления документы делятся на внутренние (оформленные на данном предприятии) и внешние (поступившие в организацию от других юридических и физических лиц).

По количеству учетных позиций документы подразделяются на однострочные (содержат одну позицию – например, наряды на выполнение работ) и многострочные (состоящие из нескольких позиций – счета, накладные и т.д.)

По характеру фактов хозяйственной жизни документы делятся на кассовые, банковские, материальные и расчетные.

В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления установлена система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.

Стандарты основаны на унификации – то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации – установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.

Организации вправе вносить какие-либо дополнения в унифицированные формы, однако изменение установленных форм запрещено.

Данные первичных учетных документов после проверки правильности заполнения и принятия к бухгалтерскому учету отражаются в учетных регистрах бухгалтерского учета, которые являются основой для составления бухгалтерской отчетности.

Регистр бухгалтерского учета - это таблица определенной формы, построенная в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования и служащая для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Учётные регистры группируют по внешнему виду и по назначению.

В зависимости от внешнего вида различают регистры в виде книг, карточек и ведомостей (свободных листов).
Книги имеют двустороннее строение: на одной стороне производятся дебетовые записи, а на другой – кредитовые. Бухгалтерские книги в настоящее время применяются только при учете некоторых часто повторяющихся операций (например, при осуществлении операций по кассе, кассир заполняет кассовую книгу).

Карточки используются для отражения операций в денежном и количественном выражении, изготавливаются типографским способом и имеют одностороннюю структуру: дебетовые и кредитовые оборы размещаются на одной стороне.

Ведомости имеют самое распространенное использование, так как позволяют отражать информацию по данным синтетического и аналитического учета.

По назначению регистры подразделяются на хронологические и систематические.

Хронологические регистры предназначены для регистрации записей о хозяйственных операциях в хронологическом порядке по мере их совершения (регистрационный журнал документов или мемориальных ордеров, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и др.).

Систематические регистры используют для систематизации данных бухгалтерских документов на счетах синтетического и аналитического учёта – в Главной книге, лицевых счетах работников, карточках учёта материалов и др.

Афоризм