Подотчетные лица – это работники организации, получающие денежные средства на хозяйственные нужды и командировочные расходы с обязательным условием предоставления отчета об использовании израсходованных сумм.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма АО-1) (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации. Суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику. Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить:
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.;
- приказ о направлении работника в командировку по форме N Т-9 (если в командировку направляется один работник) или N Т-9а (если в командировку направляются несколько работников);
- командировочное удостоверение (форма N Т-10).

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки. К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Командированному работнику оплачивают: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

Денежные средства на хозяйственные нужды выдаются на основании заявления работника, подписанного руководителем организации или уполномоченным им сотрудником. При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер (форма N КО-2).

Работник, желающий получить наличные денежные средства под отчет, оформляет заявление в одном экземпляре и подписывает его у руководителя организации.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Пример. Работник организации получил подотчет 6 000 руб. для покупки материалов.

Авансовый отчет был представлен на 5 900 руб., в подтверждение расходов был предъявлен товарный чек на сумму 5 900 руб. (в т.ч. НДС – 900 руб.).
В бухгалтерском учете данная ситуация отразится следующим образом.

Выданы денежные средства под отчет:
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т 50 «Касса» -                                                                                 6 000 руб.

Представлен авансовый отчет:
Д-т 10 «Материалы»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -                                  5 000 руб.

Выделен НДС в соответствии с представленными документами:
Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -                                  900 руб.

Остаток подотчетной суммы возвращен подотчетным лицом в кассу организации:
Д-т 50 «Касса»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -                                  100 руб.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Афоризм