Обнаруженные ошибки в первичных документах и в учетных регистрах исправляются по строго установленным правилам.

Ошибки в первичных документах исправляются в зависимости от того, в какой период времени обнаружено искажение информации: до или после сдачи и утверждения бухгалтерской отчетности. Необходимо иметь в виду, что в банковских и кассовых документах (расходных и приходных ордерах) никакие исправления не допускаются. Если в данных документах были допущены ошибки, то нужно повторно составить необходимые документы.

Если ошибка в первичных документах обнаружена в течение отчетного периода, то необходимо зачеркнуть неправильную информацию одной чертой, произвести правильную запись и сделать надпись «Исправленному верить». Данная надпись должна сопровождаться подписью лица, внесшего исправление и соответствующей датой.

Если ошибка выявлена после сдачи бухгалтерской отчетности, то необходимо составить бухгалтерскую справку, которая помимо указания причин внесения изменений, должна содержать следующую информацию:
1) наименование документа;
2) дату составления;
3) сумму, номер и дату первичного документа;
4) месяц, в котором обнаружена ошибка;
5) причину возникновения ошибки;
6) характер ошибки;
7) действия, необходимые для исправления ошибки в учете;
8) фамилии должностных лиц, ответственных за учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер) и их подписи.

При исправлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета время обнаружения неточностей также играет важную роль:
- если ошибка обнаружена до окончания отчетного года, то исправления вносятся в том месяце отчетного периода, когда она выявлена;
- если ошибка выявлена после окончания года, а отчетность еще не утверждена и не представлена в налоговую инспекцию, ошибку можно исправить записями в декабре отчетного года;
- если бухгалтерская отчетность уже утверждена, то изменения вносятся в текущем отчетном году, при этом ошибки рассматриваются как прибыль или убыток прошлых лет.

Исправления ошибок в регистрах возможно производить несколькими способами.

Способ дополнительных записей используется в том случае, если корреспонденция счетов указана верно, но сумму хозяйственной операции необходимо увеличить.

Пример. При отпуске материалов в производство была допущена ошибка в сумме операции: вместо 10 000 руб., указана сумма в 1 000 руб.

Исправление будет сделано при помощи способа дополнительных бухгалтерских записей:
Д-т 20 «Основное производство»
К-т 10 «Материалы» -                        9 000 руб.

Если неправильно была указана корреспонденция счетов, или сумма в регистре бухгалтерского учета указана в большем размере, то используется способ «красное сторно».

Бухгалтерская запись выполняется красным цветом, что означает её вычитание из ошибочной записи. Суммы, записанные на счетах красным цветом, рассматриваются как вычитаемые (отрицательные) числа.

Пример. При отпуске материалов в основное производство была допущена ошибка в корреспонденции счетов: вместо счета 20 «Основное производство» был указан счет 23 «Вспомогательные производства». Сумма операции составляет 10 000 руб.

Ошибка должна быть исправлена способом «красное сторно»:
Д-т 23 «Вспомогательные производства»
К-т 10 «Материалы» - (сторно) -      10 000 руб.

После этого на счетах бухгалтерского учета выполняется правильна запись:
Д-т 20 «Основное производство»
К-т 10 «Материалы» -                        10 000 руб.

Для исправления неверной корреспонденции счетов можно использовать способ обратных проводок, однако его применение ограничено, так как часто ведет к искажению экономического смысла хозяйственной операции.

Пример. Объект основных средств введен в эксплуатацию, что необходимо было отразить бухгалтерской записью по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы». Бухгалтером была сделана запись по дебету счета 11 «Животные на выращивании и откорме» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы». Сумма операции указана верно и составляет 100 000 руб.

Ошибка исправляется обратной записью на счетах бухгалтерского учета:
Д-т 08 «Вложения во внеоборотные активы»
К-т 11 «Животные на выращивании и откорме» -                        100 000 руб.

Затем производится правильная запись:
Д-т 01 «Основные средства»
К-т 08 «Вложения во внеоборотные активы» -                 100 000 руб.

Исправительные бухгалтерские записи оформляют справкой за подписью главного бухгалтера, в которой указывают учётные регистры, в которых производят исправление, и основания для исправления ошибок в учёте.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер, или другое должностное лицо организации, вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Афоризм